Die richtige Signatur für jeden Vertrag
Nicht jeder Vertrag braucht dieselbe Signatur. Welche Stufe angemessen ist, ergibt sich aus Produkt, Formvorschrift und Risiko. Wir legen die Signaturstufe zu Beginn gemeinsam mit Ihrer Rechtsabteilung fest und bauen die Strecke so, dass die Unterschrift für den Kunden einfach und für Sie belegbar ist.
Die drei Signaturstufen der eIDAS-Verordnung
Die europäische eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Stufen elektronischer Signaturen. Sie unterscheiden sich in Beweiswert, Aufwand für den Kunden und rechtlicher Wirkung:
- Einfache elektronische Signatur (EES): etwa eine Unterschrift per Finger oder Maus mit Protokollierung. Geeignet für viele formfreie Verträge und Erklärungen, sofern die Dokumentation stimmt.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet und mit Mitteln erstellt, die er unter seiner Kontrolle hat. Sie erhöht den Beweiswert deutlich.
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES): beruht auf einem qualifizierten Zertifikat und einer Identitätsprüfung. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und dort maßgeblich, wo das Gesetz die Schriftform verlangt.
Die Stufe folgt dem Vertrag
Weil wir rückwärts vom Vertrag planen, steht die Signaturstufe früh fest. Das hat Folgen für die gesamte Strecke: Eine qualifizierte Signatur setzt eine Identitätsprüfung voraus, die in den Ablauf eingebettet werden muss. Eine einfache Signatur verlangt dagegen eine besonders sorgfältige Protokollierung, damit ihr Beweiswert trägt.
Die Festlegung erfolgt mit Ihrer Rechtsabteilung. Wir bringen die Umsetzungserfahrung ein: wie viel Aufwand eine Stufe für den Kunden bedeutet, an welchen Stellen Kunden abbrechen und wie sich eine höhere Stufe ohne unnötige Hürden in die Strecke integrieren lässt.
Unterschrift ohne Medienbruch
Für den Kunden soll die Unterschrift der einfachste Schritt sein, nicht der schwierigste. Deshalb gestalten wir die Signatur als natürlichen Teil der Strecke:
- Unterzeichnung auf Smartphone, Tablet oder Desktop – ohne Ausdruck, Scan oder Post
- klare Anzeige des vollständigen Dokuments vor der Unterschrift
- mehrere Unterschriften in einem Vorgang, etwa für Antrag, Einwilligungen und Empfangsbestätigungen
- Unterzeichnung im Beisein eines Beraters oder später eigenständig durch den Kunden
- sofortige Bereitstellung des signierten Dokuments für den Kunden
Anerkannte Verfahren und Dienste
Die Strecken nutzen etablierte Signaturverfahren und sind anbindbar an verbreitete Signaturdienste wie DocuSign, inSign oder DocuSeal. Für qualifizierte Signaturen kommen Vertrauensdiensteanbieter zum Einsatz, die nach eIDAS qualifiziert sind. Welcher Dienst eingesetzt wird, richtet sich nach Ihren Vorgaben, Ihrer Dienstleistersteuerung und bestehenden Verträgen.
Zeitstempel und Signaturprotokoll
Zu jeder Signatur entsteht ein Protokoll: Dokument und Version, Zeitpunkt, verwendetes Verfahren, technische Merkmale des Vorgangs und die Prüfsumme des unterzeichneten Dokuments. Zusammen mit dem Audit-Trail ergibt sich eine Beweiskette, die belegt, wer wann welches Dokument in welcher Fassung unterzeichnet hat.
Häufige Fragen
Ist eine Unterschrift per Finger auf dem Tablet rechtlich wirksam?
Für viele formfreie Verträge ja, sofern der Vorgang sauber dokumentiert ist. Wo das Gesetz die Schriftform verlangt, ist die qualifizierte elektronische Signatur maßgeblich. Die Einordnung für Ihr Produkt nimmt Ihre Rechtsabteilung vor; wir leisten keine Rechtsberatung.
Braucht der Kunde für eine qualifizierte Signatur eine eigene Software?
Nein. Die Identitätsprüfung und die Signatur laufen im Browser oder in einer App des Vertrauensdiensteanbieters, eingebettet in die Strecke.
Können wir unseren bestehenden Signaturdienst weiter nutzen?
In der Regel ja. Wir binden vorhandene Dienste an, sofern sie die erforderliche Signaturstufe und die Protokollierung unterstützen.
Beschreiben Sie uns den Vertrag.
Wir zeigen Ihnen, wie die Strecke dorthin aussieht. Das erste Gespräch dient der Einordnung auf Entscheiderebene – vertraulich und ohne Verpflichtung.